Se la tua azienda ospita stagisti, sarai sicuramente interessato a sapere se possono svolgere il tirocinio in smart working e a ricevere qualche consiglio per gestire eventualmente le attività di formazione da remoto.

In questo articolo trattiamo l’argomento per punti, ripercorrendo la storia dello smart working applicato allo stage e presentandoti alcuni suggerimenti per garantire un’attività di tutoraggio ottimale, anche da remoto.

Cos’è lo smart working

Lo smart working rappresenta un nuovo modello di organizzazione del lavoro, che accorda al lavoratore una maggiore fiducia e la possibilità di lavorare da casa o da remoto, con una gestione più flessibile degli orari di lavoro.

L’obiettivo rimane il raggiungimento dei risultati stabiliti, semplicemente applicando modalità diverse.

Cosa è cambiato con l’arrivo del Covid-19

La diffusione dello smart working nel mondo del lavoro, soprattutto italiano, ha preso la rincorsa durante l’emergenza sanitaria, spinto dalla necessità delle aziende di adeguarsi all’impossibilità di lavorare in presenza.

Prima del Covid-19, il “lavoro agile” non era previsto per gli stagisti, in quanto non veniva considerato idoneo per svolgere le attività di formazione e per garantire un’attività di tutoraggio efficace.

Con l’arrivo della pandemia, poi, alcune Regioni hanno ammesso la possibilità di procedere il tirocinio in smart working, laddove ovviamente la tipologia di mansione lo permettesse e l’azienda ospitante potesse attrezzarsi per garantire gli strumenti necessari e la continuità del tutoraggio.

Quando è ammesso lo smart working per gli stage

Al termine dell’emergenza sanitaria, con un repentino cambiamento del mercato del lavoro e l’introduzione sempre più sistematica dello smart working tra le politiche organizzative delle aziende, anche la natura del tirocinio ha dovuto adattarsi a nuove esigenze e dinamiche.

Molte Regioni hanno confermato la possibilità di continuare a svolgere gli stage in smart working, in parte, alternando la presenza alla modalità da remoto.

Questa decisione nasce da un lato, allo scopo di allineare lo strumento stage alle esigenze aziendali di concedere smart working ai dipendenti, inclusi i tutor di stage e, dall’altro, da una consapevolezza della possibilità di garantire una formazione adeguata agli stagisti, grazie alle nuove tecnologie.

Per capire se si può attivare un tirocinio in smart working con modalità mista, è necessario rivolgersi a un ente promotore competente, che possa analizzare il caso specifico, la normativa regionale da applicare e fornire indicazioni sulla possibilità di estendere lo smart working anche agli stagisti.

Consigli per gestire stagisti a distanza

Appurato che è possibile, laddove previsto dalla normativa applicata, svolgere parte di un tirocinio in smart working, possiamo stilare un elenco di consigli utili per le aziende che si trovano a gestire gli stagisti da remoto, in particolare per i tutor aziendali che si occupano in prima persona della formazione.

1. Impostare un processo di onboarding strutturato (in presenza)

L’onboarding è una fase cruciale per tutti i nuovi arrivi in azienda, inclusi gli stagisti.

Se è previsto lo svolgimento di almeno una parte dell’attività da remoto, bisogna considerare che l’inserimento e l’integrazione dei tirocinanti nel team potrebbe essere molto complessa.

È dunque fondamentale prevedere un onboarding strutturato, da svolgere in presenza, che consenta allo stagista di sentirsi accolto, coinvolto e parte integrante del team, nonostante la natura particolare della sua presenza in azienda.

Non sai cos’è l’onboarding? Te lo spieghiamo noi in un articolo dedicato al tema.

2. Predisporre i giusti strumenti

Gli strumenti sono particolarmente importanti quando si svolge un tirocinio da remoto, poiché consentono di organizzare la formazione e soprattutto di garantire le attività di tutoraggio peculiari di un percorso di stage.

L’azienda ospitante dovrà quindi dotare lo stagista di strumenti tecnologici adeguati a condividere documenti, scambiare messaggi e svolgere tutte le mansioni identificate all’interno del contratto di stage.

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3. Individuare un secondo tutor 

Nell’ottica di ottimizzare il tutoraggio, soprattutto nel caso di un tirocinio in smart working, la scelta ideale è di assegnare allo stagista anche un secondo tutor aziendale, che possa coprire eventuali assenze del primo o supportare in presenza lo stagista nel caso in cui sia in azienda e il tutor principale lavori da remoto.

4. Utilizzare applicativi per videocall

Come per lavorare da remoto, anche per svolgere uno stage in smart working sarà necessario ricorrere ad applicativi per effettuare video riunioni e incontri virtuali di tutoraggio.

Ormai i software a disposizione sono innumerevoli e presentano molteplici funzionalità, per ogni tipo di esigenza.

5. Organizzare incontri individuali periodici

Questo è un punto fondamentale per la buona riuscita dello stage, inteso come strumento di formazione professionale.

Le verifiche periodiche, infatti, sono il cuore di un’attività di tutoraggio ottimale, rivolta alla trasmissione e al potenziamento di competenze.

Il tutor aziendale dovrà quindi organizzare incontri in itinere, non solo da remoto, ma anche in presenza, lungo tutto il percorso di tirocinio.

6. Mettere a disposizione canali di comunicazione diversi

Al fine di aumentare la reperibilità e garantire la costanza, la fluidità e l’efficienza delle comunicazioni con lo stagista da remoto, sarà molto utile mettere a disposizione diversi canali di comunicazione, dal telefono, all’email, alle chat, alla videocall.

7. Organizzare in modo funzionale l’alternanza presenza/distanza

Dobbiamo ricordare che, più che di “tirocinio in smart working”, dovremmo parlare di “tirocinio in modalità mista”, in quanto il full remote non è concesso ai tirocinanti dalla normativa di stage.

Svolgere degli incontri vis à vis può favorire un’atmosfera positiva e aiutare i tirocinanti a integrarsi con tutti i colleghi, anziché solo con il team di riferimento, nonché ad assorbire maggiormente la cultura e i valori aziendali.

8. Riconoscere i meriti e dare feedback

Per chi svolge un tirocinio in smart working, potrebbe essere difficile cogliere il proprio livello di apprendimento.

È sempre bene, oltre che mixare sapientemente la distanza con momenti di presenza e predisporre momenti di verifica periodici, anche assicurarsi di esprimere un buon giudizio quando il tirocinante porta avanti diligentemente la formazione e svolge con impegno e qualità.

Un feedback positivo può incoraggiare ad acquisire maggior sicurezza e disinvoltura e a migliorare il percorso di apprendimento.

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