Consigli per una riunione perfetta, in presenza o da remoto

La riunione di lavoro è un momento chiave della vita organizzativa in azienda: costituisce infatti un’occasione per mettersi a confronto ed elaborare possibili sintesi volte al miglioramento dei processi aziendali.

I vantaggi che può portare un meeting ben strutturato sono notevoli: una riunione focalizzata, il più possibile breve e dinamica, genera soddisfazione e gratificazione nei partecipanti, aumentando la possibilità di ottenere soluzioni creative.

Purtroppo, però, se non ben organizzate, le riunioni possono anche comportare una perdita di tempo e dare adito a polemiche e conflitti. Per questo è importantissimo progettarle al meglio, per ottimizzare i tempi e avere risultati migliori in termini di produttività.

Indice:

• Come organizzare una riunione
• Tipi di riunioni
• Come condurre una riunione
• Come gestire e ottimizzare le riunioni online
• Come gestire le riunioni miste

Come organizzare una riunione

Per ottimizzare le riunioni aziendali è innanzitutto necessario valutare se siano veramente utili, in quanto spesso vengono fissate periodicamente ma non sempre sono indispensabili. Se non ci sono argomenti urgenti da affrontare, è molto più professionale posticipare l’incontro piuttosto che perdere tempo.

Prima di cominciare, è bene definire alcuni punti:

• Quando svolgere la riunione

Occorre valutare in quale momento della settimana e della giornata programmare la riunione, considerando le variabili in grado di influire sulla produttività e la puntualità dei partecipanti.

• Definire un ordine del giorno

L’ODG aiuta a ottimizzare le riunioni di lavoro, permettendo ai partecipanti di arrivare al meeting con un’idea precisa degli argomenti che verranno trattati e magari con qualche proposta creativa.

È meglio includere pochi argomenti su cui concentrarsi, da trattare in modo esauriente.

• Scegliere Partecipanti

È di fondamentale importanza decidere in anticipo chi dovrà prendere parte alla riunione di lavoro. Le riunioni aziendali con pochi partecipanti sono più efficaci, mentre più il numero sale e più aumentano le probabilità di perdere il controllo.

Per questo motivo dovrebbero partecipare solo le persone interessate e coinvolte nelle aree di discussione, chi può offrire un apporto concreto e non chi deve essere solo “informato”.

Tipi di riunioni

Per organizzare al meglio e ottimizzare la riunione di lavoro, bisogna anche considerare di che tipo di riunione si tratta. Esistono infatti diverse tipologie di meeting:

• meeting decisionale: da utilizzare per prendere decisioni e validare proposte
• meeting di coordinamento: da usare per funzionalità di organizzazione e per uno scambio di idee tra i partecipanti
• meeting analitico: finalizzato all’analisi di eventuali problemi esistenti e alla ricerca di cause e soluzioni dei problemi stessi
• meeting formativo/informativo: durante questa tipologia di riunione un conduttore o formatore è chiamato a fornire nozioni e informazioni
• meeting motivazionale: assume le stesse funzioni di un team building, infatti si utilizza per motivare partecipanti e rafforzare lo spirito di squadra

Come condurre una riunione

Ecco alcuni consigli per gestire al meglio e ottimizzare le riunioni di lavoro:

• Scalda l’atmosfera

Iniziare la riunione con una frase “rompighiaccio” e informale, che metta i partecipanti a proprio agio e permetta loro di esprimersi come si sentono e di interagire tra loro.

• Fai sentire tutti coinvolti

Trova il modo di coinvolgere tutti e di dare importanza a ogni area di lavoro: potresti per esempio fare domande sulle criticità incontrate o su quali obiettivi si stanno portando avanti in questo momento.

• Individua un moderatore

Soprattutto se i partecipanti sono numerosi, potrebbe rivelarsi utile eleggere un moderatore, che coordini la riunione, tenga sotto controllo i tempi e scandisca la successione degli argomenti. La stessa persona potrebbe essere incaricata di tenere traccia di quanto detto e di redigere un meeting report da condividere con gli altri partecipanti.

• Rispetta tempi e modalità

Ovviamente la regola fondamentale per una riunione ottimale è rispettare la programmazione.

Iniziare all’ora concordata, non dilungarsi in chiacchiere e rispettare l’ordine del giorno e i limiti di tempo sono i principali elementi che determinano l’efficacia di un meeting.

• Definisci obiettivi e follow up
  

Affinché la riunione non rimanga solo un momento di confronto teorico, ma predisponga le basi per ottenere azioni concrete, è molto importante definire i seguenti punti durante la riunione: prossime azioni, chi le attuerà, termini di scadenza.

È importantissimo anche predisporre un follow up, creando un riepilogo dei termini d’azione definiti in riunione ed evidenziando le modalità attuative e i responsabili operativi di ciascuna azione.

Può essere molto utile raccogliere i feedback dei partecipanti, per verificare che tutti abbiano recepito quanto affrontato in riunione e siano effettivamente pronti a passare all’azione.

• Utilizza un diagramma brainstorming

Se i sistemi tradizionali di appunti non risultano efficaci, può essere utile adottare un diagramma brainstorming, in grado di fornire una panoramica generale di aree di discussione molto ampie.

Si tratta di uno strumento che permette di avere una visione d’insieme e al tempo stesso di entrare nei dettagli, facilita la progettazione dei progetti di lavoro e stimola la produzione e la condivisione di idee.

E le riunioni da remoto?

Negli ultimi anni il concetto di riunione è molto cambiato. La pandemia ha costretto le imprese a reinventarsi in modalità smart, trasformando molti momenti della vita aziendale (anche successivi al lockdown) in connessioni da remoto.

Oggi molti meeting si svolgono online, per velocizzare i tempi ed evitare spostamenti inutili.

Ma come gestire e ottimizzare anche le riunione di lavoro da remoto?

Le regole sono sostanzialmente le stesse che valgono per le riunioni in presenza, quindi possiamo applicare alle riunioni da remoto gli stessi consigli che abbiamo appena enumerato.

Possiamo aggiungere che occorre dotarsi degli strumenti tecnologici giusti, dettaglio che può sembrare scontato ma non lo è: una connessione scarsa, un computer lento, un microfono o una webcam non funzionanti possono compromettere l’efficienza della call.

I principali applicativi per svolgere riunioni da remoto prevedono la possibilità di registrare la call. Questo si può rivelare molto utile per condividere le tematiche con eventuali assenti o come promemoria da recuperare in caso di necessità.

Infine, durante una riunione di lavoro da remoto è ancora più importante esprimersi in modo chiaro e conciso e con voce ben udibile: questo aiuterà sia nella chiarezza che nel mantenere vivo l’interesse dei partecipanti, che essendo a casa e non in ufficio hanno più possibilità di distrarsi.

Leggi anche i nostri suggerimenti per essere professionali anche durante le video riunioni da casa.

La riunione “mista”

Esiste infine una tipologia di riunione di lavoro che non abbiamo ancora considerato, e che è forse la più complessa da gestire: si tratta della riunione ibrida, in cui alcuni membri partecipano in presenza e altri da remoto.

Come gestire al meglio questa situazione? Vediamo insieme alcuni consigli:

• Posiziona correttamente la webcam

Per permettere a chi partecipa da remoto di sentirsi pienamente parte della riunione, accertati prima di iniziare che la videocamera e il microfono siano posizionati in modo corretto, in modo da non creare difficoltà.

Fai anche in modo che i partecipanti in presenza possano vedere sullo schermo chi si collega online.

• Esprimiti in modo chiaro

Chi partecipa in presenza è facilitato da alcuni elementi, quali la prossemica e il labiale, di cui i partecipanti da remoto non dispongono.

Presta quindi attenzione a esprimerti in modo chiaro, con voce ben udibile, e ricorda a tutti i partecipanti di fare altrettanto

• Occhio alle mani alzate!

Gli interventi da remoto durante una riunione sono più difficili e spesso i partecipanti in presenza non vi prestano attenzione.

In quanto moderatore, ricorda di monitorare la richiesta di intervento di chi è collegato online e di segnalarla all’attenzione di tutti