Prima di entrare nel merito dei documenti del tirocinio, facciamo un breve riepilogo su cos’è lo stage e a cosa serve.

Il tirocinio, o stage, è un percorso formativo che consente al tirocinante, in genere un giovane alle prime esperienze in ambito lavorativo, di acquisire competenze pratiche affrontando una formazione pratica in un contesto aziendale.

Anche se non costituisce un rapporto di lavoro, il tirocinio prevede la redazione di una sorta di contratto e di altri documenti obbligatori, alcuni preliminari all’avvio del precorso, altri necessari per attestarne lo svolgimento o i risultati.

Tutti i documenti del tirocinio devono essere conservati dall’ente promotore, come previsto dalla normativa vigente.

Vediamo in sintesi quale documentazione prevede lo stage extracurriculare.

Progetto formativo: il più importante tra i documenti del tirocinio

Il progetto formativo è uno dei documenti preliminari all’avvio del tirocinio, insieme alla convenzione costituisce il contratto di stage.

Il documento deve essere sottoscritto da tutte le parti coinvolte (tirocinante, azienda, ente promotore) e deve contenere tutti i dati riguardanti il percorso di tirocinio:

• dati del tirocinante, dell’ente promotore, dell’azienda ospitante
• dati dei due tutor (uno designato dall’ente promotore e uno dall’azienda)
• sede di svolgimento del tirocinio
• durata del tirocinio
• indennità ed eventuali ulteriori facilitazioni
• garanzie assicurative (assicurazioni contro gli infortuni sul lavoro e la responsabilità civile)
• obiettivi e modalità di svolgimento del tirocinio
• attività, competenze e figura professionale di riferimento

Il progetto formativo deve essere redatto in accordo con la normativa regionale di riferimento e ha l’obiettivo di attestare e garantire che il tirocinio sia attivato secondo i termini previsti dalla legge.

Convenzione: l’accordo tra azienda ed ente promotore

Anche la convenzione è uno dei documenti per l’avvio di un tirocinio: insieme al progetto formativo costituisce parte del contratto di stage.

Per poter attivare un tirocinio è indispensabile, infatti, che il soggetto ospitante stipuli una convenzione con un Ente Promotore accreditato.

Ogni documento deve essere redatto secondo le disposizioni normative della regione di riferimento e in linea di massima contiene:

• dati dell’ente promotore
• dati del soggetto ospitante
• obblighi di entrambe le parti
• decorrenza e durata della convenzione

La convenzione può essere individuale (se associata a un solo progetto formativo) oppure collettiva (qualora valida per l’attivazione di più stage).

Deve essere sottoscritta da entrambe le parti, quindi, per avere validità, deve contenere timbro e firma dei legali rappresentanti dell’ente promotore e del soggetto ospitante.

Proroga: l’unico opzionale tra i documenti del tirocinio

La proroga è un documento opzionale per lo stage extracurriculare, in quanto viene redatto solo nel caso in cui il tirocinio venga prorogato, aumentandone la durata.

All’interno del documento di proroga devono essere segnalate:

• la nuova data di termine del tirocinio
• la motivazione del prolungamento del percorso
• eventuali variazioni rispetto alle attività e alle competenze previste dal progetto formativo

Così come il progetto formativo, la proroga deve essere sottoscritta da azienda, ente promotore e tirocinante.

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Registro presenze: il documento che traccia lo svolgimento dello stage

Anche il registro presenze è uno dei documenti del tirocinio. È stato reso obbligatorio in quasi tutte le regioni italiane dagli ultimi aggiornamenti normativi.

Come suggerito dal nome, si tratta di un documento che viene utilizzato per registrare le presenze del tirocinante e attestare quindi il regolare svolgimento delle attività formative.

Deve essere compilato giorno per giorno e riportare al suo interno:

• date di presenza e svolgimento delle attività
• orari di entrata e uscita (includendo la pausa tra mattina e pomeriggio, nei casi di stage full time)
• descrizione delle attività svolte ogni giorno
• firma del tirocinante quotidiana
• firma del tutor aziendale quotidiana

Oltre ad essere obbligatorio, il registro presenze è uno strumento molto utile e importante sia per l’azienda che per il tirocinante, in quanto può intervenire a supporto di entrambi per questioni assicurative o in caso di contenziosi e questioni legali.

Attestato finale: un documento di valutazione da compilare a fine percorso

L’attestato finale è l’unico tra i documenti del tirocinio che viene compilato al termine dello stage, in quanto serve per testimoniare le competenze e i risultati raggiunti dal tirocinante durante il percorso formativo.

L’obbligo di compilazione dell’attestato di competenze vige solo se il tirocinante supera una certa percentuale di presenze (la soglia minima viene definita dalle singole normative regionali di riferimento).

Generalmente viene compilato dal tutor aziendale e riporta i seguenti dati:

• dati tirocinante
• obiettivi dello stage
• attività svolte durante il percorso
• figura professionale e competenze di riferimento
• risultati raggiunti
• giudizio ed esito occupazionale (ad esempio se prevista eventuale assunzione al termine del percorso)

L’attestato finale riporta le firme dell’ente promotore e dell’azienda ospitante ed è utile principalmente per il tirocinante, in quanto costituisce una prova dello svolgimento dello stage e del grado di realizzazione del percorso di formazione.

Restituzione dei documenti del tirocinio all’ente promotore

La normativa di stage impone l’obbligo per l’azienda ospitante di restituire tutti i documenti del tirocinio all’ente promotore.

La mancata restituzione della documentazione ufficiale è tra gli errori più comuni nell’attivazione di stage.

I documenti possono essere restituiti con due modalità:

• in originale cartaceo via posta tradizionale
• in formato digitale, trasmesso via PEC da un indirizzo di posta elettronica certificata o tramite canali ufficiali dell’ente promotore

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Per conoscere tutte le informazioni utili sullo stage, leggi il nostro articolo approfondito “Stage in azienda: tutto quello che devi sapere per attivare un tirocinio“.