Produttività sul lavoro: le strategie più efficaci per alimentarla

Per aumentare la produttività sul lavoro è necessario costruire una serie di buone abitudini, che ti torneranno estremamente utili nei momenti di crisi, evitando di farti sprofondare nel caos e nella frenesia.

Di seguito, alcuni consigli per mantenere sempre al massimo la tua produttività, con semplicità e senza stress.

1. “Il mattino ha l’oro in bocca”: prenditi del tempo solo per te

Prendersi cura di sé stessi è fondamentale per incrementare la produttività.

Molto spesso la vita è frenetica, il mattino è il momento perfetto per fare tutto ciò che devi con calma e armonia.

Imparando ad alzarti prima, potrai aggiungere più tempo, essere più flessibile e iniziare la giornata in un modo migliore.

Dedicati alla meditazione o alla scrittura. Evita di navigare sui social subito dopo il tuo risveglio.

Concediti del tempo per fare colazione con calma e, in ultimo, preparati con cura prima di uscire.

2. Arriva in orario e organizza il tuo lavoro

Uno dei consigli fondamentali per aumentare la produttività sul lavoro è sicuramente arrivare in orario. Non solo è una buona abitudine, ma ti consentirà di iniziare la giornata senza affanno e con lucidità.

Un altro vantaggio della puntualità, è che avrai il tempo per definire i tuoi compiti.
Suddividi gli obiettivi cominciando da quelli piccoli e concreti, così sarà più facile gestire il carico di lavoro, portare a termine le attività e limitare al massimo la procrastinazione.

3. Usa le pause per aumentare la produttività sul lavoro

È ormai appurato che fare delle pause regolari fa aumentare la produttività sul lavoro.

Quando ti concentri intensamente, consumi molte energie. Fermarti per qualche minuto per permettere alla tua mente di riposare e ridurre sensibilmente lo stress, mantenendo i tuoi livelli di energia elevati.

4. Usa le To Do List

Bisogna partire dal presupposto che l’obiettivo di una giornata lavorativa non deve ridursi allo svolgimento di quante più attività si possono concentrare in 8 ore.

Tutto deve essere svolto secondo un ordine di priorità, con metodo e qualità.

Per questo la To Do List: non solo ti aiuterà ad aumentare la produttività sul lavoro ma sarà fondamentale nell’organizzazione quotidiana delle tue mansioni.

Una to do list ben fatta è composta da un elenco di attività redatto con razionalità e senso logico, che evidenzi con immediatezza le MIT (most important tasks) ovvero le priorità del giorno.

5. Studia i momenti più produttivi e accorpa le attività simili

Non siamo tutti produttivi allo stesso modo e nello stesso tempo. Per questo, è importante individuare le ore della giornata in cui ti senti più attivo e attendo, e dedicarti ai compiti più importanti e complessi.

Per ottimizzare le energie e aumentare la produttività sul lavoro, un buon metodo è quello di svolgere compiti simili in momenti ravvicinati, sfruttando il fatto che la tua mente sta già operando in quella modalità.

6. Stabilisci workflow per aumentare la produttività sul lavoro

Stabilire procedure riguardanti il proprio flusso di lavoro è un ottimo modo per aumentare la produttività sul lavoro.

Prevedere ogni singolo step del procedimento per portare a termine i lavori, soprattutto quelli più complessi, non solo ti farà ridurre al minimo la possibilità di trascurare qualche aspetto e di commettere errori, ma ti aiuterà ad avere più chiare le tempistiche.

Nei momenti di forte carico lavorativo e quindi di stress, questo strumento sarà molto utile per aiutarti a rimanere calmo e nel pieno controllo della situazione, anche con l’avvicinarsi delle scadenze.

7. Gestisci la tua casella email con efficacia

Una cattiva abitudine è di controllare le email in continuazione appena arrivano. Questo atteggiamento indebolisce la tua capacità di concentrarti sulle tue attività importanti.

Un buon metodo per evitare che ciò accada, è l’organizzazione nella gestione dei tuoi messaggi di posta elettronica.

Eccoti alcuni spunti:

• Crea una routine da utilizzare ogni volta che controlli l’e-mail. Per esempio: dopo aver aperto la posta in arrivo, individua le email che puoi eliminare o archiviare
• Quando apri un’email, se puoi rispondi subito. Se invece credi che ci vorrà più tempo per rispondere, pianifica un’attività apposita da svolgere successivamente, quindi archivia il messaggio.
• Se il messaggio contiene una task, inseriscilo nell’elenco delle attività e pianificalo, o se la situazione lo richiede, gestiscilo subito.

8. Tieni in ordine la scrivania per aumentare la produttività sul lavoro

Dedica gli ultimi minuti della tua giornata al riordino della tua scrivania.

Questa pratica ti aiuterà ad aumentare la produttività sul lavoro per diversi motivi:

• Riordinare lo spazio fisico esterno è in assoluto il modo migliore per riordinare la propria mente.
• Aiuta a dare un senso di chiusura alla nostra giornata lavorativa permettendo al cervello di “uscire dalla modalità” lavoro.
• Regala un senso di soddisfazione che ci accompagna per il resto della serata (la gestualità e la ritualità del mettere ordine rilascia, sorprendentemente, endorfine).
• La mattina dopo saremo accolti al nostro arrivo da un ambiente pulito e organizzato. Sarà più facile reimmergersi nel flusso di lavoro.

9. Pratica l’ozio creativo

Nel tempo libero, scegli di praticare attività che ti permettano di staccare dal lavoro e al tempo stesso di potenziare le soft skills. 

Questo “ozio creativo” sarà fondamentale per il tuo work-life balance e ti porterà anche notevoli vantaggi sul lavoro, stimolando lo sviluppo di competenze trasversali molto utili per affrontare al meglio le procedure lavorative e la vita quotidiana in ufficio, a contatto con colleghi, clienti e fornitori.