Feedback ai dipendenti: tutti i consigli per darli in modo efficace

Dare feedback efficaci ai dipendenti non è affatto facile!

Il feedback è una risorsa importantissima in azienda, ma se usato in modo non corretto può creare incomprensioni e tensioni, anziché rappresentare un valore aggiunto per il soggetto che lo riceve e per l’azienda stessa.

Cos’è un feedback

Il termine “feedback” è una parola composita che deriva dall’inglese “feed”, che significa “alimentare”, e back, ovvero “indietro”.

Dare un feedback a qualcuno, quindi, assume il significato letterale di “offrire nutrimento”, inteso come restituzione di un parere esterno che possa essere utilizzato come spunto di crescita e fonte di arricchimento.

In ambito lavorativo, dare un feedback significa comunicare a qualcuno delle osservazioni sui suoi comportamenti, sulle sue performances professionali, sul suo modo di relazionarsi con colleghi e superiori.

Perché è importante dare un feedback

In questo contesto, dare feedback efficaci ai dipendenti permette di valorizzare i comportamenti virtuosi dei lavoratori o di correggere quelli non funzionali all’organizzazione, nell’ottica di promuovere un miglioramento o un consolidamento delle modalità professionali più adatte alle esigenze aziendali.

Il feedback si basa su un rapporto di apertura e fiducia, se dato dal datore di lavoro a un suo dipendente rappresenta anche un impegno nel mantenimento del rapporto di lavoro: può essere un invito a migliorare o una conferma della qualità riscontrata nel lavoro svolto.

Ci sono sostanzialmente due tipologie di feedback:

1. Feedback negativo

Un feedback negativo, se dato e recepito nel modo corretto, è come una miniera di opportunità.

Offre a chi lo riceve la possibilità di individuare punti di miglioramento prima ignorati e di ottimizzare la propria performance, lavorando per ridimensionare le proprie carenze.

Questo feedback richiede molta attenzione, poiché darlo in un modo non corretto potrebbe essere controproducente.

2. Feedback positivo

Il feedback positivo potrebbe non offrire lo stimolo di crescita che offre un feedback negativo, ma non si dovrebbe sottovalutare perché può essere determinante per mantenere alte, valorizzandole e incoraggiandole, le prestazioni dei dipendenti.

Come dare feedback efficaci ai dipendenti

Affinché un feedback sia veramente efficace, non solo è importante darlo, ma è fondamentale farlo nel modo giusto.

Se il feedback viene dato nel modo sbagliato, può essere avvertito come una critica e quindi generare un atteggiamento di chiusura e difesa in chi lo riceve, anziché assumere un ruolo importante nel processo di crescita e miglioramento.

Ecco quindi 8 consigli per dare feedback efficaci ai dipendenti:

1. Scegli il momento opportuno

Ogni cosa a suo tempo. Anche per dare un feedback bisogna considerare qual è il momento più adatto, soppesando vari fattori.

Se si tratta di un feedback positivo su una performance o una criticità emersa, meglio esprimerlo subito, per conferire valore e rafforzare la consapevolezza e l’autostima di chi riceve l’osservazione.

Se invece si tratta di un feedback negativo su qualcosa che è appena accaduto, bisognerà tenere in considerazione anche una componente emotiva, che sicuramente influirà sulle capacità del destinatario di accogliere il giudizio.

In questi casi meglio aspettare che chi riceve il feedback abbia smaltito possibili reazioni di rabbia, delusione, sconforto e sia nelle condizioni psicologiche ideali per aprirsi all’inizio di un percorso di miglioramento.

2. Presenta considerazioni specifiche

Un feedback efficace non deve mai essere vago o generico, ma dovrebbe invece essere il più possibile contestualizzato e riferito a casi specifici.

Potrebbe essere utile strutturare un discorso articolato sui seguenti punti:

• quale episodio si sta considerando
• coordinate spazio-temporali di ciò che è successo
• protagonisti dell’episodio
• conseguenze generate

3. Loda in pubblico, riprendi in privato

Come regola fondamentale, è sempre bene ricordare che sarebbe meglio dare i feedback negativi in privato, in modo tale da evitare che la persona che riceve l’osservazione si senta sminuita davanti ad altre persone e si chiuda di conseguenza.

Un complimento, invece, può essere dato anche in pubblico, per rafforzare il valore del riconoscimento e ufficializzarlo.

4. Non andare sul personale

Per dare feedback efficaci ai dipendenti, sia positivi che negativi, ci si dovrebbe concentrare sugli aspetti professionali, evitando di chiamare in causa questioni personali ed extra lavorative.

Si dovrebbe evitare anche di estendere la valutazione delle performances professionali a un giudizio sulla persona, in modo tale da non guastare i rapporti e preservare l’intento migliorativo del feedback.

5. Evidenzia le conseguenze

Per essere davvero utile a chi lo riceve, il feedback dovrebbe sottolineare le conseguenze che comporta per chi lavora con lui e per l’organizzazione in generale.

Questo consente di acquisire una maggiore consapevolezza e uno sguardo critico verso il proprio operato, sempre in un’ottica migliorativa e di crescita.

6. Dai valutazioni oggettive

Per dare feedback efficaci ai dipendenti occorre sempre mantenere l’oggettività: un feedback non è un giudizio, ma la restituzione di un punto di vista esterno, un consiglio costruttivo rivolto a un’evoluzione.

7. Mantieni l’apertura

La prima regola per una comunicazione efficace e costruttiva è mantenere un atteggiamento di apertura ed empatia, che metta a proprio agio l’interlocutore e lo faccia reagire a sua volta con apertura.

È importante assumere un modo di fare aperto non solo nell’esprimere il feedback, ma anche nel ricevere eventualmente una risposta o un feedback dall’altro.

Mettersi nei panni dei dipendenti è una buona strategia per impostare un dialogo costruttivo con loro, dando indicazioni per migliorarsi e crescere professionalmente, senza giudizio.

8. Promuovi il feedback bottom up

Dare feedback efficaci ai dipendenti significa anche farli sentire liberi di esprimere la propria opinione, quindi a proprio agio nell’accogliere e dare consigli.

La promozione del feedback bottom up (letteralmente “dal basso verso l’alto”), anche denominato employee satisfaction feedback, è funzionale al raggiungimento di un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, di un maggior grado di soddisfazione da parte loro verso l’organizzazione e le scelte direttive e in definitiva di una maggiore employee retention.